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Organisation d’événement : 4 conseils de pro pour réussir

par Marie Dupon
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Événement professionnel

L’événement professionnel peut prendre de multiples formes : gala, anniversaire, formation, conférence, salon professionnel, etc. Mais tout événement, quel qu’il soit, poursuit un même objectif : servir les intérêts de l’entreprise. Pour cela, voici quelques recommandations pour réussir leur organisation.

1. Définir un objectif précis et choisir le type d’événement approprié

Pour organiser un evenement entreprise à succès, il faut commencer par définir ses objectifs et le type d’événement approprié.

Dans quel but l’événement est-il organisé ?

Un événement professionnel est une action de communication qui vise à encourager l’engagement d’une cible donnée : clients, prestataires, investisseurs, collaborateurs… Toutes les actions à entreprendre pour son organisation doivent converger vers l’atteinte des résultats attendus.

Voici une liste non exhaustive des objectifs fixés pour un événement :

  • Renforcer l’esprit d’équipe et améliorerla communication interne ;
  • Présenter au grand public des produits, des services ou des innovations ;
  • Étendre son marché, cibler de nouveaux clients et fidéliser la clientèle actuelle ;
  • Attirer des collaborateurs dont les compétences peuvent aider l’entreprise à se démarquer ;

Quel type d’événement pour quel objectif ?

Une entreprise a la possibilité d’organiser un ou plusieurs événements en une seule année civile, en fonction de ses besoins.

Voici quelques événements qui peuvent apporter de réelles valeurs ajoutées à votre entreprise :

  • Team building : créer une équipe engagée, solidaire et productive ;
  • Séminaire de formation : développer les compétences et transmettre un savoir-faire ;
  • Salon professionnel : prospecter de nouveaux marchés et rencontrer des clients potentiels ;
  • Soirée d’entreprise : réunir les collaborateurs ainsi que des invités de marque dans un cadre festif et convivial.

2. Maîtriser l’organisation de l’événement

L’organisation des événements d’entreprise fait appel à de nombreuses compétences. Pour vous aider, il est recommandé de faire appel à un organisateur évenementiel. Ce professionnel est capable de réinventer l’événement pour faire vivre une expérience unique à vos invités.

Grâce à son savoir-faire, ses outils numériques et ses professionnels expérimentés, une agence événementielle peut mettre en place une organisation millimétrée de l’événement, du début jusqu’à la fin.

Voici une brève présentation des atouts d’un organisateur d’événements :

  • Il gère l’aspect logistique et organisationnel de votre événement.
  • Il propose un accompagnement sur-mesure pour l’ensemble de l’événement (maîtrise du budget, choix de lieu, gestion logistique, coordination des prestataires…).
  • Il dispose d’une plateforme digitale qui présente des catalogues de riche sélection des services indispensables (location de cadre unique, service traiteurs et boissons, mise à disposition de staff et de matériels…).
  • Il met à votre disposition des interlocuteurs dédiés, dont un chef de projet, des responsables d’organisationet un coordinateur événementiel.

3. Choisir la date et le lieu convenable

La présence du public cible est primordiale à la réussite de l’événement. Il faut que la date et le lieu choisi conviennent à vos invités.

La date

Elle doit être choisie en fonction de la disponibilité des invités. Vous devez demander l’avis de ces derniers ou réaliser un sondage, surtout s’il s’agit de personnes en dehors de l’entreprise. Dans tous les cas, voici quelques dates que vous devez éviter :

  • Les week-ends et les jours fériés parce que les gens ont besoin de ces journées pour se reposer et pour faire des activités personnelles.
  • Les grandes vacances, car bon nombre de professionnels ont déjà un programme de vacances établi dès le début de l’année.

Le lieu

Le lieu doit surprendre et émerveiller les invités afin de susciter des émotions fortes chez eux. Il doit aussi être adapté au type de l’événement et contribuer à l’atteinte des objectifs fixés. Par exemple :

  • Un endroit inspirant et favorable à la créativité pour un brainstorming sur la création d’un nouveau concept.
  • Un lieu convivial et spacieux qui favorise les échanges et l’exercice d’activités ludiques dans le cadre d’un team building.
  • Un cadre prestigieux pour soigner l’image de votre entreprise et honorer vos invités de marque dans le cadre d’un dîner d’affaires.

4. Sélectionner des prestataires qualifiés

L’événement est un produit que vous proposez aux participants. Sa réussite dépend avant tout de la satisfaction de ces derniers. Pour cela, vous devez prendre en considération un élément clé : les prestataires.

Les prestataires sont les principaux garants de la réussite d’un événement professionnel. D’où l’importance de faire appel à un professionnel b2B qui veille au grain pour gérer et coordonner les prestataires qui interviennent pour la bonne marche de l’événement. Vous trouvez sur sa plateforme différents professionnels tels que :

  • Un service traiteur et un service boissons qui s’occupent du plaisir gustatif des invités ;
  • Un staff complet qui veille au bon déroulement de l’événement (voituriers, hôtesses, agents de sécurité, maître d’hôtel, responsables d’équipe…).
  • Des prestataires d’animation qui donnent du rythme à l’événement (artiste, coach sportif, animateur d’atelier, formateur, photographe…).

En résumé, pour réussir l’événement professionnel, vous devez prendre en compte quelques éléments clés : la date, le lieu, les prestataires et surtout le bon partenaire logistique et organisationnel.

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