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GED : la clé pour libérer le potentiel de votre entreprise

par Celine
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système GED

À l’ère du numérique, les entreprises croulent sous une montagne de documents papier et électroniques. Gérer efficacement cette masse d’informations est devenu un défi majeur. C’est là qu’intervient la gestion électronique des documents (GED), une solution innovante qui révolutionne la façon dont les entreprises gèrent, stockent et partagent leurs documents. Découvrez comment un système GED peut transformer votre entreprise et libérer son plein potentiel.

Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire électronique (GED) ?

Un système GED est une solution logicielle qui permet de numériser, d’organiser, de stocker et de partager des documents de manière centralisée et sécurisée. Il remplace les classeurs et les armoires remplis de dossiers papier par une base de données numérique accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Avec un système GED, fini les heures perdues à chercher un document égaré ou à faire circuler des dossiers entre les services. Tout est à portée de clic.

Les avantages d’un système GED

Gain de temps et d’efficacité

Avec un système GED, vous pouvez retrouver n’importe quel document en quelques secondes grâce à des fonctions de recherche puissantes. Plus besoin de fouiller dans des piles de papiers ou des répertoires informatiques mal organisés. Les processus de validation et de signature sont également accélérés grâce aux workflows automatisés. Résultat : votre entreprise gagne en productivité et en réactivité.

Réduction des coûts

En dématérialisant vos documents, vous réalisez des économies substantielles sur les coûts d’impression, de stockage et d’expédition. Fini les frais liés à l’achat de papier, d’encre et de classeurs. Vous libérez aussi de l’espace de stockage qui peut être réaffecté à d’autres usages. De plus, la GED réduit les risques de perte ou de destruction de documents, évitant ainsi les coûts liés à leur reconstitution.

Sécurité et conformité renforcées

Un système GED offre un haut niveau de sécurité pour vos documents sensibles. Les accès sont contrôlés par des droits utilisateurs et des pistes d’audit permettent de tracer chaque action. Les données sont stockées de manière sécurisée et peuvent être sauvegardées automatiquement. La GED vous aide aussi à vous conformer aux réglementations en vigueur (RGPD, normes ISO) en vous permettant de gérer les durées de conservation et de suppression des documents.

Collaboration et partage facilités

Avec un système GED, vos équipes peuvent accéder aux documents dont elles ont besoin à tout moment et depuis n’importe où. Fini les silos entre les services. La collaboration est fluidifiée grâce au partage et à la co-édition de documents en temps réel. Des solutions comme mypeopledoc permettent même d’étendre ces fonctionnalités à vos clients et partenaires externes pour une collaboration étendue.

Mobilité et flexibilité accrues

Grâce aux apps mobiles et aux accès web, un système GED vous permet de consulter et de traiter vos documents depuis votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur portable, que vous soyez au bureau, en déplacement ou en télétravail. Vous gagnez en flexibilité et en agilité pour vous adapter aux nouveaux modes de travail hybrides.

Comment choisir son système GED ?

Pour profiter pleinement des avantages d’un système GED, il est important de bien choisir sa solution. Voici quelques critères à prendre en compte :

  • Fonctionnalités : la solution doit répondre à vos besoins spécifiques en termes de capture, d’indexation, de recherche, de workflows…
  • Ergonomie : l’interface doit être intuitive et facile à prendre en main pour favoriser l’adoption par les utilisateurs.
  • Intégration : la solution doit pouvoir s’interfacer facilement avec vos autres outils métiers (ERP, CRM…).
  • Évolutivité : la solution doit être capable d’évoluer en même temps que votre entreprise et vos volumes documentaires.
  • Support : choisissez un éditeur qui propose un accompagnement de qualité pour le déploiement et la maintenance de votre système GED.

Conclusion

En adoptant un système de gestion documentaire électronique, votre entreprise se dote d’un puissant levier de performance et de compétitivité. Vous rationalisez vos processus, réduisez vos coûts, sécurisez vos informations et favorisez la collaboration. Alors n’attendez plus pour franchir le pas de la digitalisation documentaire et libérer tout le potentiel de votre entreprise !

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